管理規約の改正・見直し支援は、名古屋『マンションサポートあいち』がサポートします

                      管理規約の見直し・改正の進め方  

  マンションの実態に合った規約をつくるためには、住民の理解が得られやすい改正手順を!

 お住まいのマンションの管理規約に疑問があったり、どうもおかしいなーと思ったりで話題になることもあり、管理規約の見直しの必要性を感じているが、実際に改正しましょうかと取りかかりますと条文の修正だけでも大変そうでなかなか進まず先送りになりがちです。

 確かに管理規約の見直し作業は取っつきにくい条文など慣れない分野で、手間暇がかかり大変です。そして規約改正で重要なことですが、マンションにとって今の管理規約の改正の必要性があったとしても、マンションで生活する上でのルールを変更するわけですから、マンションで生活する人たち組合員を納得させることが必要です。しかし、これがまた大変です。

 改正の必要性があっても総会で反対する人がいますマンションの実態にあった規約をつくるためにも、住民の理解を得られやすい改正手順を知っておくことが大切です。

 

管理規約改正手順とポイント

改正の必要性の議論

まず、管理組合の理事会で今の管理規約の問題点や不備がそのまま施行していった場合に発生する不都合と改正した場合のメリットを話し合い、改正の必要性をを明確にすることが必要です。

改正の必要性を組合員に周知させる

規約改正の必要性について住民の理解を得ておいた方が、改正案の合意がスムーズになり易い。(一番のポイントです。)

規約改正の専門委員会を設置

規約改正は、管理組合にとっては重要で複雑な問題なので理事の任期を越えて審議されることが多いため、規約改正の専門委員会を設置することを検討します。

住民の意見を広く取り入れるため、理事以外の組合員からも選出します。またマンション管理士などの専門家をアドバイザーに活用すると、改正案作りがスムーズに進行します。

規約の改正案の作成

マンションの実態をよく把握したうえで、現管理規約をの変更個所をリストアップしていきます。そして住民・組合員へのアンケートを実施致します。改正案は、委員会で決めた改正個所と住民・組合員の意見ををまとめ上げて打ちだします。また、大規模工事、建替え等これから起こり得る問題にも対応できるよう管理規約全体を現行の標準管理規約を参考に検討しておくことも重要なことです。

 具体的にどのようにそれらを文章(条文)に表現して管理規約にするかを検討する必要があります。この場合、怠ってはならないことは、区分所有法はじめ他の法律との整合性で、法律と照らし合せながら改正作業を進める必要性があります。標準管理規約に準拠して進めている場合は、整合性の問題はすくないですが、マンション管理士などの専門家にチェックしていただくことをお勧めいたします。

説明会の開催

改正案がまとまりましたら、組合員に規約内容やその影響を十分理解していただくようにします。湖西、アンケートで集めた意見で採用しなかったものについての理由の説明も大切です。

また、説明会に出られなかった人には、改正案を書類にして配布、掲示板に掲示する等して十分に広報しておくことが重要です。こうした地道な努力は面倒なこととみられますが、結果としてスムーズな管理規約の変更につながっていくことになります。

改正案の理事会での最終審議と総会提出決議

組合員への説明会実施後に理事会で最終審議を行い規約改正案を総会にかけ特別決議をへて新管理規約が成立いたします。

新管理規約の運用開始

総会決議を経た管理規約を原本化し、規約原本は保管し、その保管場所を掲示し、写しを冊子(規定集)にして組合員い配布いたします。

使用細則の見直し

新管理規約との連動・整合性をはかります

管理規約変更後のフォロー

改正した管理規約を生きたものにするためには、より多くの組合員に理解していただくことが

ポイントです。

新管理規約の栞(しおり)、組合だよりなどの広報活動が有用です。

 

専門家の活用の検討    

  適正な管理規約の作成、作業の効率化、役員の負担軽減に!

 管理規約の改正は、理事会や専門委員会で検討していくことが多いですが、組合員の合意形成を図るために、相当の手間暇をかけること、またそれを効率的に行うことが重要です

これがないと、理事会役員、専門委員会委員の努力に対する無理解、役員にかかる負担の大きさで途中で規約改正を断念してしまいかねません。そのためには、規約改正作業スタート前に規約改正に向けた体制作りがポイントになっています。

一人でも多くの組合員の賛同を得ておくことと、少しでも作業が円滑に進められるような体制作りが大切です

本業の仕事をそれぞれ抱えている中、月に何回も集まって会議に参加することは容易なことではなく、改正作業に多くの時間をかけることは大変なことです。それに、とくに管理規約の改正作業には、法律など専門性が高くとっつきにくい分野で知識を得ながら進める必要もあり、役員・委員の負担もかなりなものになってしまいます。

この負担軽減のためにも委員会メンバーにマンション管理士などの専門家を採用する等の専門家活用が円滑な規約改正を進めるための有力な選択肢です。

 

 専門家の活用方法

  専門家の活用方法はいろいろありす。管理組合の事情により

 (1)困ったときに相談する

 (2)専門委員会を設置し管理組合で独自に進めるが、勉強会形式でスッポト的に専門家の支援をうける

 (3)理事会顧問として管理組合の改定作業に常時アドバイザーとして支援を受ける

 (4)専門委員会の委員として採用し、その委員の役割によって支援を受ける

 (5)改正の段取りを全面的に専門家に依頼して素案作成から総会決議まで支援を受ける

等など様々な活用方法があり、ご要望できめていただくことができます。

 

マンションサポートあいちMSAの管理規約改正コンサルタント業務

管理規約改正サルタント業務の流れ

 現状調査・確認

    ・理事会からの相談・依頼内容(目的・事情など)を確認して

    ・マンションの現地調査(ヒヤリング)

    ・現管理規約のチェック(問題点の洗い出し)

    ・組合員の意見・要望の確認(聞き取り、アンケート)

  規約改正案(草案)の作成

    ・現状調査・確認等の結果・資料をもとに規約改正案(草案)を作成

    ・標準管理規約・新管理規約・現管理規約の対比表作成

  理事会・委員会での検討

   ・規約改正案(草案)の説明

   ・検討会(質疑応答・意見、要望確認)

  理事会規約改正案の作成

   ・理事会・委員会での検討会の内容を反映した「理事会改正案」として作成

 理事会主催による「規約改正案」の説明会開催

   ・改正案を一般組合員を対象として説明会開催

   ・組合員の意見・要望をを確認

   ・説明会欠席組合員への資料配布、意見聴取

 規約改正案の確定

   ・説明会での結果をふまえて規約改正案の調整・作成

   ・調整した規約改正案を理事会・委員会で検討

   ・規約改正案の確定・総会提案

   ・議案書作成

総会決議支援

   ・総会招集

   ・総会審議

   ・総会議決

  規約原本の作成保管

   ・総会議決の新管理規約を原本化と保管

   ・保管場所の掲示

  関係者への通知

   ・原本写しを冊子(規定集)またはわかりやすい栞(しおり)にして全組合員に配布、

    広報活動の支援

 

マンションサポートあいちMSAの管理規約見直しコンサルタント業務の特長

  プロジェクトチームで対応します

    ・合意形成など実務手続きから他の法律との整合性など法的手続きまで万全です

    ・スピーディな対応が可能です

    ・総会議決後のフォローも万全、規約改正のリスクから守ります

    ・理事会役員・委員会委員さんの負担を大幅に軽減します

   管理組合の実状に合わせ柔軟に対応します

   顔と顔を会せた面談を重視します(とことん話し合い進めます)

   わかりやすく丁寧に説明します

  

管理規約の改正・見直しは、名古屋マンション管理サポートへ

          

          

 

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