管理会社の変更(リプレース)ならマンションサポートあいちへ  手間とリスクを軽減 質の高い管理を実現

管理会社の変更(管理費削減及びリプレース)

 

管理費を上手に削減して健全な管理組合運営を!
管理費削減の近道はコンサルタントの導入

管理会社変更(リプレース)は最後の手段!


管理費削減は管理組合運営の重要なマネジメント業務、理事会の必須業務

 

組合員の負担を増やすことなく、管理の質の低下をきたすこともなく、将来に備えて修繕積立金をより多くプールするためには資金の効率化が必要ですが、一般に管理組合の会計は、組合員の負担を増やさない限は、収入は一定で増収になることはありません。
支出=管理費を削減しなければ、今よりも多くの資金を貯蓄することが出来ないのです
管理費削減への取り組みは、まず各管理業務に支払われる金額が適正であるかを見極めることが重要です。

ただし、自主管理をお薦めしているわけではありません。
管理仕様を見直して、ムダ、不要なものを省き管理組合に最も適した内容を検討するなど様々コストダウンの手法を考え、実施しなければなりません。管理費削減は管理組合運営の重要なマネジメント業務、理事会の必須業務です。

 


 失敗しない管理費削減方法のポイント

 

 管理会社との交渉には値下要求根拠の資料

 

管理費削減は、管理会社にただ単に「高いから」とか「他のマンションと比べて高いから」などといって委託管理費の値下げ交渉しても、十分な成果は望めません。値下げ要求の根拠となる資料に基づく必要があります。管理委託契約の仕様書をもとに、それぞれの項目ごとにチェックして現在の価格の過大性を追求できる資料の作成が必要です。
手間はかかりますがほとんどの委託管理業務費のコストは人件費がメインですので対応人数(人工)、時間をもとに「おおよその価格」が計算できます。
外部の業者に再委託しているエレベーターや防火設備等の点検・メンテナンス業務等の価格も同じように回数、人数、時間で計算できますが、競争熾烈な業界ですので競争価格が調査できますのでその価格を使うこともできます。

 

見積もり比較による交渉には共通仕様書の作成

  
複数の管理会社から見積もりを取って、その見積もりの結果をもとに交渉することはどの 管理組合でも出来ることですが、その場合には管理費のムダを省く上から委託業務の内容の見直しも検討されますので、それをも取りまとめての新仕様書を作成し、それを共通の仕様書として各見積もり依頼管理会社に提示します

それは、同じ条件での見積もりの取得でないと正確な比較が困難であったり、管理組合と各管理会社の理解が食い違ってしまう可能性があります。この作業は、かなり手間のかかることですが仕様書が曖昧ですと、見積もりも曖昧になり、どうしても安さばかりに気がとられがちになってしまうため、結局は前よりもサービス=管理の品質が低下したということがよくあります。

 

管理会社との交渉で対等に対応できる準備

 

管理会社に支払う委託管理費を削減するには、管理組合の業務と管理会社の管理業務を熟知していることがポイントとなりますので、管理組合の理事・役員としては、管理会社との委託契約書、委託業務使用書、会計報告書(支払い明細書なども)での委託内容の精査をし、他のマンションでの情報収集、専門的なことの調査、勉強などで知識を補強して管理会社との交渉で成果を得るための準備が必要です。

理詰めで粘り強く進めて「この管理組合は手強い」と思わせることが大切です。そのためには、かなりの労力と時間を要して理事・役員の負担が大きくなりますので、専門委員会の設置やアドバイザーの支援を受ける等の理事・役員の負担軽減策の検討が必要になります。


 管理費削減成功の近道はコンサルタントの導入

 

管理組合の事情に応じた管理費削減案の作成提示から交渉成立までの管理費削減作業は理事・役員の負担はかなり大きくなります。
また、契約という法律など専門知識が欠かせない作業があり瑕疵が許されないことや、管理組合の組合員と管理会社との理解・思惑の違いで理事・役員へのクレーム等のトラブルに発生するといったリスクもあります。更に、委託管理費削減を行った後の管理会社の業務実施の状況のチェックまでこなすことは、理事・役員には大きな時間的・精神的な負担が重なることになります。

管理費削減のために、外部の専門家、コンサルタントのアドバイス・支援を求めることは、管理組合にとってはコンサルタント料金を支払っても理事・役員に大きに負担をかけることなく、大幅な管理費削減達成による管理組合財政の健全化等の大きな成果を得る近道になります

 

マンションサポートあいちのコンサルタント業務

 

マンションサポートあいちでは、管理会社の事情に詳しい専門家が、実際の管理委託業務内容、管理委託契約(管理会社に支払っている管理費)を査定し、適正な管理委託契約の提案をさせていただくなどの管理委託契約見直し(委託管理費削減)や管理会社変更のサポートをさせていただいています。(ただ、管理会社へ管理費削減の直接交渉は法令違反なることもありますので、できません)

また管理費削減時にありがちな管理業務の質の低下(手抜き)が懸念されますので、管理費削減後のフォロー(通常は次の定時総会まで)もさせていただいております。

なお、競争の原理を導入しますので管理会社変更という流れになることもありますが、その場合でも最後まで支援させていただきます。

 

  

 
 

    失敗しないリプレース(管理会社の変更)

         信頼できるパートナーの選定への手順

                                              

管理会社の変更は慎重に!大変な手間(時間と労力)がかり、リスクもあります

 

管理委託契約(委託管理費)の見直しにはお勧めしていますが、管理会社の変更をお勧めしているわけではありません。それは管理会社の変更は、非常に手間がかかり厄介なこともあります。またリスクもあります。見積もり合わせだけで決めて失敗の連鎖になってしまうことがあります。

 管理組合の内部、理事会の内部からも反対する人が出てきて、その調整も大変です。また、苦労して変えたのに、「前の管理会社のほうが良かった!」、「変更した管理会社のほうがもっと酷い」・・・などといわれる結果になることあります。実際に管理の質の低下に悩まされることもあります。

 

先ず、不満の改善を今の管理会社に交渉する

 

今の管理会社には、皆さんのマンションの修繕履歴などのこれまでの管理情報が蓄積されていますので、変わりますと引継ぎなどで厄介な問題が発生します。ですから、先ず今の管理会社との交渉で不満を解消することをことを優先し、それでも状況が改善されなければ、管理会社の変更を慎重に進めることをお勧めします。

 

 最後の手段として管理会社の変更になることも多い

 

 管理組合の要望に対し、誠実な対応がない、一時的な口約束だけで状況がなかなか改善されない場合や管理組合が第一でなく、自社の利益ばかりを優先する管理会社、管理組合の無関心、管理知識が乏しいことに付け込んでいる悪質な管理会社を見受けることがしばしばあります

そういった管理会社には厳しく対応し、管理会社の変更お勧めします。しかし、管理会社の変更は、かなりの手間(時間と労力)を要し、リスクもありますので、専門家・コンサルタントなどのアドバイス・支援を受けることをお勧めいたします。

 

コンサルタントにマンション管理士採用のメリット

 

管理費削減の専門のコンサルタント会社は自社リスト(登録業者)をもとに多数の管理会社やメンテナンス会社に見積もりをさせ、コストを下げさせる作業が主体になります。成功報酬型のリプレース専門のコンサルタントに多く見受けられます。

 

マンション管理士は、管理費削減や管理会社の変更がメインの業務ではなく、管理組合の求めに応じて管理組合の適正な管理運営を支援するもので、その支援の中で、管理費や管理会社の見直しをさせていただいています。また、マンション管理士は、もともと管理組合の日常の運営に多くかかわっていますので、アンケートとの実施から組合員の合意形成へ至る手続き、臨時総会の開催の段取り、管理会社変更後の新管理会社の業務の実施状況などのチェックなども適正に実施してゆくことができます。

 

マンションサポートあいちの管理会社変更のコンサルタント業務

  【ご契約前】 
事前の打ち合わせ(ヒヤリング及び現地確認)
   ご用意いただく資料

   決算報告書(総会資料)、管理委託契約書、重要事項説明書、管理規約、長期修繕計画、

   各種設備点検報告書など
理事会・総会等でのご提案とご承認〜コンサルタント契約へ

 


【ご契約後の変更の流れ】

  〜事前に管理会社変のスケジュール案をご提案します。  

     

管理委託契約書(仕様書)の内容と現在の管理会社の管理業務の問題点及び管理組合の管理会社への意見・要望をアンケート等で確認・整理し、その資料をもとに理事会と管理会社の変更を協議します。

 

 管理会社の変更が決まりましたら、管理組合の管理会社への意見・要望をとり入れた共通の仕様書作成し、新管理会社候補数社(4〜5社以上)に見積りを依頼するお手伝いをさせていただきます。

候補先は推薦などがない場合は、できるだけ(一社)マンション管理業協会の会員会社をお勧めしていますが、居住者からの推薦先がある場合は特別扱いとせず、共通の仕様書で他と同一条件で見積をお願いをしています。(公平性・透明性)

 

新管理会社候補各社から届いた見積等の提出資料をもとに各管理会社のわかり易い比較表、各社の経営状態・評判の調査表を作成提示し、管理組合が新管理会社を数社に絞る協議の支援をさせていただきます。

 

この絞られた数社を、見積もり金額だけにとらわれず総合的に判断するするために、理事会主催の説明会・プレゼンを開催し、その提案内容を討議して新管理会社を決定していただき、総会で承認を得て、新たな管理委託契約の締結、引継ぎ完了までの業務のコンサルタントをさせて頂きます。

また総会承認前に必要な新管理会社からの重要事項説明書案管理委託契約書案などは、事前に当会の専門家の管理士が内容を確認させていただきますので、理事会の負担が軽減できます。

 

管理会社の選択は、相見積はしますが管理の内容で判断し、価格だけで選ぶことは、お薦めしていません。名古屋エリアでは、最安値の管理会社より、少し高いが提案内容の良い管理会社が選ばれています

 

尚、管理会社変更に必要な理事会及び臨時総会や説明会等の開催は、必要な場合は、現管理会社を通さずに、当会マンション管理士が議案書素案や案内、議事録素案作成など、開催支援をさせていただきます。

 

変更後の新管理会社の業務内容のチェックと改善指導などのフォローもさせていただきますので、管理組合の役員様の負担の軽減とリスクからお守りすることができます

 

 

 管理会社の変更コンサルタント業務は、経験豊富なマンションサポートあいちへ

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