管理組合・理事会の運営 これからのマンションの将来のために押さえておきたいポイント

 住みよいマンション、資産価値の高いマンションは、維持・管理において真に管理組合が機能しているマンションです

管理組合が真に機能しているマンション」とはどのようなマンションか?、どのようにすれば管理組合の運営がうまく進むか?と言われましても具体的な答えは簡単ではありません。このサイトでは、、そのような管理組合の適正な運営のヒントにつながる基本情報、最新情報等々のお役だち情報を、名古屋のマンション管理士事務所「NPO法人マンションサポートあいち」が発信させていただきます。

 

 管理組合の仕事

 

 マンションの管理組合は、管理規約に則って、マンションを管理していく上で、一般には区分所有者の中から選出された役員で構成する「理事会」を設置して、管理組合をの業務を執行していく仕組みになっています。では、、管理組合の業務=仕事はマンションの維持管理を進めることですが、それを具対的に確かめてておきます。

【標準管理規約(32条)】では、

管理組合が管理する敷地及び共用部分(組合管理部分)等の保安、保全、保守、清掃、消毒及び    ごみの処理

組合管理部分の修繕

・長期修繕計画のの作成又は変更に関する業務

・建物の建替えに係る合意形成に必要となる事項の調査に関する業務

・適正化法に定める、宅地建物取引業者から交付をうけた設計図書の管理

・修繕等の履歴情報の整理及び管理等

・共用部分等に係る火災保険、地震保険その他の損害保険に関する業務

・区分所有者が管理する専用使用部分について管理組合が行なうことが適当であると認められる   管理行為

・敷地及び共用部分の変更及び運営

・修繕積立金の運用

・官公署、町内会等との障害業務

・防災に関する業務

広報及び連絡業務

・マンション及び周辺の風紀、秩序及び安全の維持、居住環境の維持及び向上に関する業務

・管理組合の消滅時における残余財産の精算

・その他建物並びにその敷地及び附属施設の管理に関する業務

 

となっております。これらは、管理組合の仕事の基本的なことは一通り網羅されていますが、実情はもっと複雑になっており、築後年数がある程度過ぎたマンションほど管理組合の仕事の幅が広くなっているいるのが実情です。これかのマンションの将来のためにもう一度考えていただきたい業務をとりあげてみます。

 

 

 マンションの将来のために、もう一度確認しておきたい管理組合の仕事

 

コミュニティの形成

 

(1)コミュニティ形成は管理組合の重要な業務

マンションライフをより快適に、楽しく、安心、安全に過ごすためには、居住者間のコミュニケーションを深めることが大切です。日々のコミュニケーションが良好なマンションは、維持管理もスムーズに行うことができ、またトラブルがあっても解決が容易に進むと云われております。(国土交通省 政策研究所「マンションの適正な維持管理に向けたコミュニティ形成に関する研究」)

従来は、マンションの「管理組合」というものはマンションという建物・財産を管理するための団体との認識で「コミュニティの形成」は、管理組合の仕事でなく「自治会」「町内会」の仕事だとみなされていました。

しかし、「コミュニティの形成」によりマンションでも、顔がわかれば、相手の事情を考慮した付き合い方ができるようになり、隣・上下が接する共同住宅で発生しがちなトラブルの円満解決、大きなトラブルへの発展を防げると共に、防犯や災害等の緊急対応もスムーズになることがしられるようになりました。

更に、マンションの居住者同士が良好な関係になりますと、「自分たちのマンション」という意識が高まり、自分たちのマンションをよくしたとの想いで自然に「管理組合への活動」への関心が高まり、その結果、多くの組合員が管理組合活動に積極的に参加することにより合意形成がネックになりがちな大規模修繕が工事が円滑な実施も可能となるなど問題解決等の合意形成も得やすくなるなどの事実が知られるようになって今では、「コミュニティの形成」は管理組合運営の上では、重要な存在となっています。

マンション管理適正化指針も改正されて、管理組合は地域社会を含めた「コミュニティの形成」の重要性が謳われました。(H28年3月改正で)。

良好なコミュニティがあるマンションとは、具体的には「居住者の間での挨拶や声かけなどが行われる状況が自然に出てきていて、多くに人がそのマンションに住むことに満足感を持ち、同じマンションの住民だから、皆と仲良くしていきたいと思っている状態で、必ずしも住民主催の行事が行われているということではないョンコミュニティ研究会 廣田信子)と云われております。

 

(2)管理組合の良好なコミュニティつくりの活動

マンションの良好なコミュニティづくりの第一歩は、挨拶など日頃のチョッとした行動が基本です。一般に、マンション住民は近所付き合いを面倒がったり、無関心が多いと云われていますが、実情は必ずしもそうだとは、いきれず多くの人は、個人の生活にふみこまれたくないが、ご近所さんとはいい関係でいることを欲しています。人と親しくなるのが苦手であったり、自分からコミュニケーションをとるキッカケが掴めないという人がいます。管理組合で、多少の手間暇がかりますが、(キッカケづくりのイベント等)をつくる活動が必要です。

仕組みとしては、回覧板を廻す、同じ階の住民が年1回など定例であつまって決めごと(次年度の役員、○○当番を決めるなど)をする、途中入居者のご近所さんへ挨拶廻り、総会での紹介などいち早く住民の一人としてなじめるよな仕組みをつくる等々

きっかけづくりのイベントは、その計画・準備や参加によって住民同志が親しくなる人と人の交流の場を提供するのが目的であって大がかりななものばかりでなく、チョッとした行事、催しとして行うことができます。総会、消防訓練、敷地内の住民一斉の草取り・清掃等の終了後を活用して少々のお菓子と飲み物を用意して懇親会など意見交換会の場を設けたり、、盆踊り、お祭り、餅つき、フリーマーケットなどいろいろな事例があります。

管理組合としては、まず、居住者が望んでいることや管理組合に求めている活動等を調べることからはじめます。活動を企画する場合には、押しつけでなく、自ら進んで参加できる雰囲気作りや、次回もやりたいな―とおもえるように、無理のない活動を考えることが必要です。イベント終了後には、アンケート等を実施して、住民の生の意見を聞く事で、今後の活動の方向性が見えてくることがあります。

 

(3)管理組合と地域とのコミュニティ活動

マンションに住んでいる場合、地域住民と同じ町内会、子供会などに加入することがあります。町内会はその地域住民が参加することで親睦が深まり、孤立しがちなマンション住民も地域との交流が活発になると自分達の住んでいる街、地域への愛着も深まります。管理組合としても、防災、防犯の活動をはじめ町内会等などの地域のコミュニティ活動と連携することことで、マンションの居住者のコミュニティとマンションライフそのものが快適になることが期待できますので、直接、間接的に係る事が必要です。

ただ、町内会や自治会は区分所有者及び賃借人など居住者が任意で加入するもので、管理費と町内会費とはその徴収や使用は区分して経理することが必要です。

 

広報活動の実行

 

(1)管理組合の広報活動とは

管理組合の管理に理解と関心を高める手段としては、広報活動は欠かせない管理組合の業務です。それは広報が「情報の提供」という本質を持っているからです。つまり、マンションの情報・管理組合のの活動内容を直接住民に正しく伝える手段が広報活動です

 

(2)管理組合と広報活動

「組合員がマンションの管理に無関心で困る」と嘆く理事会役員、「理事会は何をやっているかわからない」と不満をを抱いている一般組合員・・という話がよくあるのは事実です。

管理組合活動が活発に行なわれない原因のひとつは、居住者の無関心があげられます。組合員にとって最も重要であるはずの総会も、白紙委任状が多く、実際の出席者が少ないというマンションが少なくないにも現実です。また、理事会が一生懸命に頑張っていても、その活動が組合員・居住者に伝わっていないために、理解が不足し、不信感、無関心につながっている場合があります。

これらの問題を解決していくためには、「マンションに関する問題や現状」、「管理組合・理事会の活動」を、組合員・居住者にきめ細かく伝えて、情報を共有し、関心を高めていくことが大切です。その具体的な活動が管理組合の広報活動です。

 

(3)広報活動の方法

管理組合の広報のやり方としては、「管理組合からの連絡」「お知らせ」として、掲示板の掲示したり、「理事会ニュース」「組合便り」などとして、全世帯に情報を伝える冊子、新聞形式の広報誌を配布したりすることが考えられます。

生活サイクルが、それぞれ違う組合員・居住者へ、より多くの情報を提供していくためには、管理組合の情報・理事会の活動報告をはじめ、地域の催し、生活情報を発信する広報活動を積極的に行なうことが重要になります。こういった地道な広報活動が、マンション管理に必要な合意形成やコミュニティの形成につながっていくことは間違いありません。

最近はパソコンできれいで立派な広報誌が簡単に作ることができますので、手間はある程度かかりますが、管理組合の大切な業務の一つとしての認識が必要です。

 

 居住状況の確認と組合員・居住者名簿の作成と管理

 

(1)居住状況の確認

分譲マンションは年数のが経過するにつれて必ず、居住者の様子・住戸の持ち主が変わったり、賃貸に出されたりで少なからずの居住者の顔ぶれが変わったりして、マンションの居住状況が分譲当初に比べるとかなり複雑になってくることが少なくありません。

管理組合にとって、こうした居住状況の変化をできる限り正確に確認しておく必要があります。それは、マンションでよくある、賃貸化した住戸、空家になっている住居などの実情をよく把握していないと、総会の開催などをはじめ管理組合の運営上にに大きな支障をきたしてしまったということがしばしばおきているからです。

こうした問題の発生を防止するには、管理組合としては居住者の変動のつど届書の提出、定例的に組合名簿の更新と言うような居住者の状況を確認するしくみをつくって、実行することが必要であり、管理組合の重要な仕事の一つです。

 

(2)組合員・居住者名簿の作成と管理

  組合員・居住者名簿の必要性 

管理組合という組織を運営する上には、メンバーである組合員を確認するための名簿は、必要不可欠です。組合員が確認できなければ総会は、適正に開催、決議ができません。また、これからは、居住者の高齢化が進んできますので、いろいろな事態が、また、人災、自然災害を受けるということも想定されています。

住戸の実際の所有者や不在所有者の連絡先の確認ができない、また、その住戸に誰が住んでいるのかわからない・・・のであれば、管理上はもちろん、保安上、安全上からも手の打ちようがなく困難な状況に陥ることがあります。名簿が必要となる例としては、以下のような場合があります。

    ・ 組合員名簿  総会開催通知

               原告・被告になった時の通知

               総会で議決権行使書の特定する

    ・居住者名簿   事故・災害時等の緊急連絡(本人、家族)

               独居高齢者の認知症等病気発症で要介護時の家族・親族への連絡

               日常管理で必要になることも

【名簿作成上の要点】

最近は個人情報保護法の誤解や、いく過ぎたプライバシーを主張する人の反対で名簿作成、更新ができずにいるマンションが、多くあります。確かにプライバシーはあくまでも尊重しなければなりませんが、名簿はマンションの管理運営のためには必要不可欠ですから、管理組合が、管理組合員名簿をつくることが、プライバシーの侵害になったり、取り扱いの規則を作成し遵守していれば個人情報保護法に違反することは、ありません

尚、平成29年5月個人情報保護法が改正され、居住者名簿を作成利用する管理組合は「中小規模事業者」として法の適用対象となります。

緊急時・災害の備えとして、また一人暮らしでも安全・安心な生活を送るためにも、緊急連絡先や持病(要援護)等の個人情報はまさに「人命より重いプライバシーはない」のであります。

ただし、名簿は、プライバシーや個人情報保護法の法の趣旨に配慮して正確なものを作成して理事会で責任を持って保管し、使用する時の規則を、「規約」・「使用細則」にしておくことが、必要です。

平成29年5月30日より「改正個人情報保護法」が施行され、居住者名簿を作成利用する管理組合は「中小規模事業者」として法の適用を受けることになりました。

今後は、具体的には、名簿作成の説明、利用目的を明確にし、「誰が管理するのか」「保管場所はどこなのか」「利用するときの規則」「第三者に提供するときの規則」「本人からの情報開示を求められたときの規則」等名簿の流失の防止策などのルールを作成し、詳しい説明を加えて組合員・居住者に安心感をもって頂くようにすることが必要です。また、名簿の記載事項も内容に気配りして、必要最低にすることも大切なことです。

    【名簿記載事項例】

       ・区分所有者または賃借人の氏名

       ・自宅電話番号

       ・緊急(非常時)連絡先

       ・同居家族とその連絡先

       ・要介護や寝たきり家族の有無

 

 

 管理組合・理事会運営のご相談は、『NPO法人マンションサポートあいち』へ

 

      



 

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