よくあるご質問 〜『NPO法人マンションサポートあいち』

 当事務所によくお寄せいただくご質問を紹介させていただきます。

  

管理削減・管理会社に関するご質問

 

:管理費が高いのか安いのかわからない?

 管理会社に支払っている管理費が適正であるかどうかは、管理会社が業者に支払っているお金などの管理費(それぞれの管理業務に支出しているお金)が適正であるかどうか、ひとつひとつの管理業務の内容からコストを試算して判断することがポイントです。管理会社自身の管理委託業務費も作業業務の内訳で説明を求めます


:管理費が高いように思いますが、管理会社とはどのように交渉を始めればよいのか?

 ただ管理費が高いから値下げしてほしいと云うだけではいい成果は得られません。値下げ要求の根拠を理事会でまとめて、その資料をもとに交渉をしなけなりません。

資料を作るには、手間がかかりますが、それでないと百戦練磨の管理会社を相手に交渉はできません。例えば他の管理会社からの見積もりを取る方法もありますが、ただ、仕様が違うと単純な価格比較は難しいので、できればマンション管理士などの専門家のアドバイスをお勧めします。


:管理会社を変えることができますか?

 :管理会社の変更はできます。管理組合と管理会社とは委託契約を締結してマンションの管理業務を委託しており、その委託契約の中に契約更新・解除の取り決めの条項がありますので、それに基づき解除した上で、新管理会社と契委託約を結んで、その管理会社にマンションの管理業務を委託することができます。

 

:今の管理会社に不満、管理会社を変えたいのですが?

管理会社の変更はできますが、手間がかかり大変です。リスクもあります。よくあることですが、管理会社を変えたからといっても、期待したように上手くいくとは限らないのです。この業界、必ずしも大手だからいい・・・とは言えない業界でもあります。

また、管理業はサービス業ですので、会社ではなく担当者次第でいかようにも事がうまくすすめられるという面があり、熱意に満ちた担当者であればこの会社はよくやってくれる・・・ということあり、また担当者が後ろ向きですとこの会社は酷い・・・ということになります。

ですからいきなり管理会社の変更ではなく、先ず不満の理由を今の管理会社の担当者にぶつけてみて、状況が改善されなければ、会社(上司)にそのことをぶつけてみます。それでも管理会社がなかなか対処しないのであれば変更ということになります。

 

:管理会社変更の手順はどのように?

 管理会社の変更は総会における過半数(規約で別の定めあればそれによる)で決しますが、変更の理由が示されないと「今の管理会社でいい」という組合員いて揉めることがしばしばあります。

組合員の総意をあらかじめ、まとめておくような段取りをしてから管理会社変更に挑むことになります。管理会社の変更は過半数の組合員の同意がなければ、変更はできせんので、事前の管理組合全体の合意形成が大切です。

 

手順の概略は以下のようになります。(個々の状況で多少進め方が変わることもあります)

 1).新管理会社にもとめるもの、委託する内容について検討し、明確にします。それを委託管理業務の新仕様書にまとめます。

 2).他の管理会社5,6社ほどにコンタクトをとり、新仕様書を提示して、見積もりを依頼します。出そろったところで内容を比較検討し、2,3社ほど管理者候補を絞ります。ただ、価格については必ずしも安ければ良い訳ではありませんので、個別内容など比べて決めていきます。

 3).その2,3社に理事会(委員会)主催の説明会に出席してもらい、プレゼンを実施し、一般組合員にも質疑にも加わっていただき、どの管理会社の提案や人柄が良かったを判断し、多数決で決めていきます。

4).その間に、臨時総会を開催し、管理会社との解約を議決します。(普通決議)

 この臨時総会は現管理会社抜きでの開催になりますので、フロントマンに頼らず全て理事会の主催になります。

 5).現管理会社に総会結果の契約解約通知を書面で送付します。

 一般的には、契約満了期間の前に契約を解除するには、3ヶ月前(実質4ヶ月)までに書面で申し入れする事が必要です。詳細は現管理会社との管理委託契約書を確認してください。

 6). 3)の説明会の結果をふまえ、理事会として、最終決定を検討します。決定したらその管理会社と連絡をとり、今後の流れの打ち合わせをします

 7). 臨時総会を開催し、新管理会社と契約を締結し、前の管理会社との引き継ぎを経て、新管理会社の管理業務がスタートします。 

    

只、ここまでを理事会だけで実施するのは大変です。是非、専門家の活用をお勧めします。

 


管理規約に関するご質問

 

:規約の内容を変更することができるか?

管理規約の変更は総会の特別決議(区分所有者総数及び議決権総数の3/4以上)によって変更することができます。

ただし、「規約の設定、変更又は廃止が一部の区分所有者の権利に特別の影響を及ぼす時は、その承諾を得なければならない」(区分所有法31条)とされておりますので、一部の区分所有者の利益に配慮することが必要です。

 

:区分所有法で云う「区分所有者の権利に特別の影響」とは?

 管理規約の設定、変更又は廃止によって一部の区分所有者の受ける不利益が受忍の限度(影響を受けるものが社会生活上耐えなければならない限度)を超える場合のことです。

 

:管理規約の変更はどのようにして行うのか?

 管理規約はマンションの管理組合の組織や運営に関する根本的な規則です。見直しにあったては区分所有者の意見を十分に聞くと同時に、国土交通省の定めた「標準管理規約」、他のマンションの情報や居住者の高齢化、建物設備の劣化の進行、その他社会情勢の動き等を見極めながら、そしてまた規約の変更が法律に反しないように慎重に検討することが必要です。

  管理規約を変更するには、先ず規約の変更するには、まず規約の変更の目的と理由を整理し、条文をもとに変更の必要性を確認します。わざわざ規約を変更しなくても、手間が少なくて済む「細則」の追加や変更で対応することで問題が解決することができる場合があります。

 規約の変更の必要性があれば、規約の原案を理事会が協議・作成し、総会での承認・議決を経て「現に有効な規約の書面」を作成して、組合員・居住者等に広報するという手順で進めて行く必要があります。

 規約の見直し検討・変更の作業には大変な手間(時間と労力)と専門知識を要しますので、専門員会を設置したり、マンション管理士などの専門家の支援を受けながら進める選択肢もあります。

 


大規模修繕に関するご質問

 

:住民の大規模修繕に対する関心が低い。どのように進めていけばよいか?

 大規模修繕は住民の理解と協力がなければ上手くすすめることはできません。建物の専門知識が乏しく、また仕事が忙しく時間のとれない住人の多いマンションでは、修繕に対する関心が低く、日常管理だけではなく、多額なの支出を伴う大規模修繕までも他人任せになっています。

 マンションの機能と耐久性(資産価値)を高めるためには建物の適切な修繕と日常の管理がカギとなっています。修繕工事の必要性やそれが住民の生活に及ぼす影響等を組合員・住民に理解していただく組合員・住民向けの啓蒙活動が必要です。

 マンション管理士や建築士等の専門家にるセミナー・勉強会を実施し、自分たちのマンションの資産価値の保全について幅広く、講義を聞いていただく事も組合員・住民の理解と意識の向上に役立ちます。

 

:管理会社が修繕工事を積極的に提案してきており、お任せになっていますが?

 その管理会社が真に管理組合に良心的で、管理組合のために適正な維持管理、修繕計画、工事見積もりを提案してくれているならばいいのですが、一般に、任せきりですと、管理会社の意向を汲んだ工事会社だけで進められ割高な工事費となっていることが多いのが現実です。

 管理会社は営利企業でありますので、多くの場合、修繕工事を積極的に提案して来る背景には、マンションのためというよりか、管理会社のの経営方針が伺える事の方が多いということがあります。貴重な組合のお金を使う修繕工事は管理会社に任せることはやめて、必ず管理組合が主導となり、競争原理を導入して適正な工事内容と工事金額で、的確に実現可能となる方法をことが重要です。

 

:組合役員は皆修繕に関する知識がないのですが?

 建物の修繕工事は難しい建物建築技術から建築基準法などの法律までの多岐にわたる専門分野の知識が要りますので、急に勉強して、必要な知識を身につけることは大変なことです。

とくに、大規模修繕工事になりますと大きな支出が伴いますのでなおさらです。専門用語が多く、普段経験することも事ないことばかりで、一般の方がわからないのは当たり前のことです。

 そこで、管理組合・住民の立場でアドバイスしてくれる管理士、建築士等の支援事務所がありますので、その活用をお勧めします。とくにマンション管理士は、専門用語を使わず、素人でも分かりやすく説明しますので、一般の方・組合員の方でも、アドバイスを受けながら、無難に大規模修繕工事を進めることができます。

  なお、事前にある程度の知識を得ておいた方が、業者の云っていることも理解しやすいですし、コンサルタントを活用する場合でも話をスムーズに進めりことができますので、マンション管理士に依頼して、居住者・組合役員向けの修繕工事の進め方に関するセミナー・勉強会を開催することもお勧めいたします。

 

:管理会社以外に大規模修繕を依頼すると、後々の管理会社の管理業務に支障がありませんか?

 それで、その後の管理に支障を来たすような事があれば、そのような管理会社は問題です。管理会社に日常の管理をお願いしているからといって、一般に大規模修繕までは委託契約に含まれている事はありませんので、気兼ねすることは全くありません。

 大規模修繕は管理会社のためでなく、区分所有者の建物の資産価値を維持・向上させるためであって、貴重な自分たちのお金・修繕積立金を使うにであって、自分たちの納得のいくやり方をすることは当然で、大切なことです。よりベストな大規模修繕工事をするためには、管理会社のことは気にせず、競争原理を取り入れて進めることは正しく、本来は管理会社というものはそれをさせることがスジなはすです。

 

:修繕委員会は設置しなければならないものか?

修繕委員会は必ず設置しなければならないというものではなく、マンションの事情によっては修繕委員会の設置にはメリットがありますということです。

一般的には、修繕委員会は、理事会の諮問機関として、マンションの事情、マンションの規模、工事の専門性や規模、人材の有無、コミュニケーション等を考慮した上で、無理のない範囲で検討されて設置されています。

  修繕委員会を設置する主な理由は、大規模修繕工事は、事前の準備から工事完了までがかなりの長期にわたり、工事を進めるには、継続的で段階的進行が必要になります。しかし、一般的に、管理組合の理事会役員には任期(多くの場合では1年)があり、工事の途中で交代になるケ―スが多いことと、管理組合の理事会では他のことも検討・決議しなければならないことも多く、理事への負担が相当増えてきますので、その理事の負担を分散するためです。このよな理由で、修繕委員会の設置が進められています。


:ほとんどの理事会役員は自分の仕事が忙しい人ばかりで、理事会の開催ですら大変という状態で、とても修繕委員会まで手が廻りません。大規模修繕を卆なく進められる手だては?

 大規模修繕工事を卆なく進めるためには、管理組合の立場で、良心的でマンションの大規模修繕の施工実績のある施工会社を探すことですが、確かに、理屈ではそうなりますが、そのような管理組合の立場で良心的で優秀な施工会社を見つける方法があるのか?といえば、それがあるんです。

それには、管理組合の立場で支援してくれる経験豊富なマンション管理士、建築士等の専門家をコンサルタントとして活用することです。

 

修繕委員会の選定どのようにすればよいか、委員の数はどのくらいがよいか?

 修繕委員の候補も人数も、必要な仕事の内容からみて、方針の決定、対外折衝、居住者への対応、広報等の役割できる委員で構成できる組織になるように決めます。

 委員の選定方法は、先ず広報や説明会等をを開催して希望者を公募することから始めます。希望者と理事会役員を若干名いれた人事構成で修繕委員会を組織します。

 希望者が必要な人数にならない場合は、理事会主導で過去の理事・役員経験者、マンションの総会等によく出席している人、他のマンションで修繕委員の経験のある人、建築関係に詳しい人等々マンション全体のことに意識が高い、、知識のある、大規模修繕に興味がある人で、修繕委員会に出席できる可能性のある人を選んで、委員会の委員になることを依頼する。また、若手や生活感に強い女性の参加も呼びかけることも

 なお、業者の選定にの妥当性・透明性を考慮して、建築:設備の施工会社等の工事事業すあの社員や関係者である場合には、施工業者選定には関与しないなどの業務範囲を明確にしておくことが必要です。

 

:修繕積立金を払ってきたのに、管理会社から一時金の徴収か借入金が必要と云われたが?

 修繕積立金はは、計画的に行う修繕工事をの実施時に、その費用をに充てる積立金が不足することがないように設定され、必要に応じて見直しもして、月々徴収されているはずですが、新築当時は、販売しやすくするために低く設定して後に段階的に値上げしたり、一時金を何度か徴収して、必要額を積み立てる仕組みになっている場合が多く見られます。

また、当初の長期修繕計画の計画修繕期間を短くしている場合いがあります。国交省のガイドは、当初設定は30年、その後の見直しは25年としてます。規約集等に掲載されている場合が多いので、貴管理組合の内容を一度確認してみてください。

 一般には、長期修繕計画は、5年の短期間の見直しがおこなわれていますので、それに連動されるて修繕積立金も見直しがされています。見直しがなされていないと、いざ実施時になって”足りない”という事態になります。組合員の皆さんに負担が重くのしかかる一時金の徴収や借り入れはいろいろの手だてを検討した後の最終手段でなければなるません。

 

 管理会社が工事にあたり、「修繕積立金が不足している」というのは、管理会社指定の施工会社がの見積もりによると不足しているということが多いですので、ほんとうに不足しているのか”よく検討してみる必要があります

 専門家の支援を得て、複数の施工会社の見積もり依頼する等競争原理を導入すれば、品質を落とさず経費を下げるだけで、今の積立金でおさまることも少なくありません。また、予定・計画に拘わらず、実際の劣化診断により、先送りして良い工事もあります、工事範囲の見直しの調整で解決することも多くされております。管理会社から修繕積立金が不足しているとしているといわれたら、一時金を徴収する前にマンション管理士・建築士に等に相談することをお勧めいたします。

 

:修繕積立金はどのようにして算出されたものか?

 修繕積立金の金額は、大規模修繕など計画的に行う修繕工事を実施するときの金額で、不足することがないよう検討し設定されています。

  そのためには、マンションの長期修繕計画を作成し、それをもとに計画期間の修繕工事の費用を積算して出した累計額を計画期間の月数で除して、各住戸の負担割合に応じて、戸当たりの月額修繕積立金の額を算出します。そして、工事実施時になって、不足が生じないように、長期修繕計画のの見直しに合わせる等金額の見直しが必要です。計画期間は一般的には25年〜30年の期間で、これより短い期間ですと総工事金額が少なくなり、将来修繕積立金が不足する恐れがあります。

 

:長期修繕計画を作成するにはどのようにするか?

 一般的には、管理会社が作成し管理組合に提示することが多いですが、管理会社が作成された内容は、どうしても管理会社の意向もあるため、できれば国土交通省が策定した「長期修繕計画標準様式・作成ガイドライン活用の手引き」等により作成されたものをお勧めします。

 長期修繕計画の見直し作成にあったては、理事会または理事会の諮問組織として専門委員会を設置し、作成を協議して進めることになりますが、手間もかかり、あまりにも専門的分野に属しますので、実務は、マンション管理士や建築士等の専門家に依頼していること多いようです。

 

 NPOに関する報酬等のご質問

 

:NPO法人は非営利だから料金は要らないのではないか?

 A 特定非営利活動(NPO)法人の非営利とは、会社のように利潤追求が事業目的ではなく、法人活動して得た収入について利益が出た場合、利益分配をしてはならないということです。

  業務をする以上経費費用が必要ですし、それに伴う職員の給与事務所を維持するための費用(家賃、電気・光熱費、電話・通信費・ネット利用料金等々)などかなりの支出を伴っています。私どもマンションサポートあいちは、企業、行政等からの援助金や支援金は、一切受け取っていませんので、事業を継続・維持してゆくためには会員からの年会費だけではとても不十分で活動して収入を得ることが必要です。

  そのために提供させていただくサービスの内容によっては費用の負担をお願いしています。しかし、あくまでも利潤確保ではなく、事業の継続・維持のためですので、実費(「人工」X所用時間)を基準としたリーズナブルな料金設定になっています。(費用は料金表をごらんください)

 

NPOは法人ですので、費用支払いなどが心配ですが、大丈夫ですか?

 ANPOはNPO法で毎年行政に事業報告義務が課せられています。その意味では他の法人よりも厳しく規定をされています。報告を怠ると認定の取り消しになります。

当会ですが、マンション管理士事務としてコンサルタント業務をしています。いわゆる業者ではありませんので何か販売や工事などをするわけではありませんので、管理会社の様に、管理組合様からのお金を直接扱うことはありません

また、コンサルタント費の支払いはご契約などで事前に取り決め、原則は翌月請求(後払い方式)とさせていただいておりますので、管理組合様に費用でご迷惑をおかけすることはありませんので、ご安心して、お気軽にご相談ください。

 

 

▲このページのトップに戻る